ОТОР - система автоматизации охраны труда

Создали ОТОР — автоматизированную систему для специалистов охраны труда, перевели рабочие процессы с бумаги в цифру, чтобы собрать все данные в одном месте и оптимизировать работу.

Как мы нашли новое направление для развития

Мы разрабатывали медицинскую информационную систему, которая помогает проводить профосмотры и взаимодействовать с пациентами, для сети медцентров. 

В процессе работы изучали боли клиентов медцентра, в основном специалистов по охране труда (ОТ). В ходе общения они озвучивали и другие проблемы, не связанные с профосмотрами. Тогда мы поняли, что автоматизация охраны труда — перспективное направление для развития, и вместе с компанией «Охрана труда» — партнером по этому проекту — задумались над созданием инструмента, который оптимизирует работу специалистов ОТ.

В создании нового инструмента компания выступила нашим заказчиком, а за время работы мы стали для них стратегическим партнером. В статье рассказываю о том, как совместно мы создали автоматизированную систему управления охраной труда с обширным функционалом, отвечающую современным требованиям законодательства Российской Федерации.

Какие задачи перед нами стояли

Работа специалистов ОТ обычно связана с множеством различных бумаг и журналов, где сотрудники предприятия должны расписаться за прохождение инструктажа или обучения, за получение средства индивидуальной защиты (СИЗ) или направления на медосмотр. В случае проверки контролирующего органа на предприятии начинается суета: необходимо найти нужные документы и проверить, все ли сотрудники расписались, у всех ли есть СИЗ и не просрочены ли они, сколько осталось на складе и тому подобное.

Наш заказчик напрямую общается с большим количеством специалистов охраны труда. На основе полученной от них обратной связи мы выявили потребность в решении трех вопросов:

1. Комплексно цифровизировать ведение охраны труда. Перевод рабочих процессов с бумаги в цифру поможет упростить работу. Например, можно будет поднять нужные документы в несколько кликов и посмотреть, кому какие СИЗ выдавались, кто и когда проходил инструктаж или медосмотр.

2. Автоматизировать контроль сроков регламентных мероприятий. Ответственный за охрану труда в компании должен контролировать сроки прохождения профосмотра. Если сотрудник уже работает, но срок действия заключения по результатам медосмотра истек и новый осмотр не пройден, есть риск получить штраф. Автоматизация позволит этого избежать. 

3. Структурировать и систематизировать работу специалистов по охране труда. Создать программный продукт, в котором будут собраны все нужные инструменты и информация по работе в режиме одного окна.

Для решения задач мы привлекли фокус-группу специалистов из сферы охраны труда. Участники делились с нами знаниями и помогали погрузиться в предметную область. Вместе мы описывали бизнес-процессы, которые потом перекладывали в пользовательские сценарии программного обеспечения.

Пример пользовательского сценария: назначение ответственного за электробезопасность.

Еще один пример сценария — выявление причин произошедшего несчастного случая.

Решение и реализация: как наша система оптимизирует работу специалистов ОТ

Ориентируясь на потребности фокус-группы, мы создали ОТОР — программное обеспечение с личным кабинетом и необходимой функциональностью для автоматизации охраны труда.

Так в ОТОР выглядит личный кабинет. Слева — разделы системы, по центру — рабочая область

Система облегчает работу специалистов в нескольких аспектах: контроль событий, наличия и выдачи СИЗ, актуальная информация о рабочих местах и сотрудниках, помощь в учете прохождения сотрудниками обучений, инструктажей и медосмотров. Уникальная особенность системы — раздел, в котором можно рассчитать вычеты из ФСС и сформировать заявления на возмещение средств.

Напоминает о событиях

Система следит за периодичностью проведения мероприятий (медосмотров, обучений, инструктажей) и присылает напоминания. За это отвечает блок «Календарь», в котором есть все события в соответствующих датах. 

Напоминания о мероприятиях сведены в окне, которое открывается при нажатии на событие организации.

По нажатию кнопку «Провести событие» открывается дополнительное окно, в котором можно проводить мероприятия.

Следит за наличием и выдачей СИЗ

Блок «СИЗ» представляет собой подобие склада с возможностью контролировать закупку, выдачу, списания и остатки СИЗ.

Так выглядит карточка закупки.

Чтобы списать просроченное СИЗ, нужно заполнить форму.

Содержит актуальную информацию по кадровому составу организации

В блоке «Сотрудники» содержится список всех сотрудников предприятия, благодаря которому можно быстро узнать данные о них. В карточке сотрудника хранится многопрофильная информация, в том числе о пройденных медосмотрах.

Блок «Рабочие места» содержит информацию о каждом рабочем месте: результаты спецоценки условий труда, вредные и опасные факторы труда, а также нормы выдачи СИЗ.

Мы разработали модуль интеграции системы ОТОР с «1С:Зарплата и управление персоналом», с помощью которого можно автоматически обмениваться данными о кадровом составе. А для интеграции ОТОР с различными конфигурациями 1С для ведения складского учета разработали API. Это позволяет быстро загружать в систему данные о наличии СИЗ на предприятии.

Помогает вести учет прохождения сотрудниками обучений, инструктажей и медосмотров

В блоках «Обучение», «Инструктажи» и «Медосмотры» можно отслеживать периодичность прохождения соответствующих мероприятий, составлять списки сотрудников и выдавать направления для прохождения. Затем результаты сохраняются в системе.

Так выглядит карточка составления списка на инструктаж.

А так — карточка направления на медосмотр.

Помогает вести учет происшествий на предприятии

В блоке «Происшествия» ведется работа с несчастными случаями и микротравмами на предприятии. В разделах «Микротравмы» и «Несчастные случаи» можно быстро заполнить данные о произошедшем инциденте и сформировать документы для учета. Карточки микротравмы и несчастного случая содержат множество вкладок для правильного оформления.

Хранит нормативную базу документов по ОТ в одном месте

Все законодательные документы, регламентирующие деятельность работников по охране труда, собраны в блоке «Нормативная база». Специалистам не нужно тратить время на поиск необходимой информации в бумагах и книгах, а затем анализировать, например, какие СИЗ выдать после спецоценки ОТ на рабочем месте, — всё быстро можно найти в нормативной базе.

Помогает получать вычеты в ФСС

Эта уникальная возможность реализована в блоке «Бюджет», где рассчитывается бюджет на мероприятия по ОТ в организации. На основании планов финансового обеспечения мероприятий в несколько кликов можно сформировать заявления на возмещение средств и отправить их в ФСС.

Система сокращает объем бумажной работы, экономит время специалистов и снижает риск получения штрафов за не проведенные вовремя мероприятия. В ней есть функции помощи пользователю в виде подсказок, напоминаний и рекомендаций.

Внедрение и тестирование: как мы проверяли гипотезы и дорабатывали систему ОТОР

Разработанную систему мы предложили протестировать той же фокус-группе из приглашенных специалистов охраны труда. Фокус-группа отреагировала позитивно. Но когда мы стали выходить на рынок и предлагать продукт реальным компаниям, случилось то, чего никак не ожидали после тщательной проверки и положительных отзывов. Несмотря на консервативность и дисциплинированность сферы охраны труда, оказалось, что на самом деле в ней царит хаос! 

Законодательное регулирование в большинстве случаев носит рекомендательный характер, поэтому на предприятиях ведение ОТ каждый видит по-своему и документацию все ведут по-разному: используются разные форматы отчетов и других документов.

Мы столкнулись с проблемой, связанной с кастомизацией продукта: систему пришлось дорабатывать. Одно из нововведений — блок «Отчетность», в котором специалист может гибко настроить и выгрузить отчет для себя или руководителя в той форме, к которой привыкли в организации.

При тестировании гипотез и сборе обратной связи мы были в составе команды заказчика. Со стороны заказчика командой руководил Дмитрий Шорин — без него не проходило ни одно совещание и исследование пользователей, рынка и конкурентов. Обратную связь мы собирали только при личном общении, чтобы разобрать нюансы, провести индивидуальную демонстрацию и онбординг. 

Собранную информацию анализировали и формировали гипотезы о том, что нужно доработать для всех, а что — в индивидуальном порядке. Например, если из 20 пользователей только один попросил добавить определенный функционал — это индивидуальная разработка. А если на нескольких встречах люди говорили об одном из раза в раз, задача ставилась в работу с высоким приоритетом.

Коллеги из LARD очень трепетно и с пониманием подходили ко всем нашим пожеланиям  по исследованиям и проверкам гипотез. Когда мы в сотый раз пришли с запросом «а давайте сделаем еще один A/B-тест или запилим метрики и новый интерфейс», их разработчики с пониманием продуктовой деятельности вносили необходимые изменения и выступали с инициативами и предложениями. Благодарю их за такой подход! — Дмитрий Шорин, руководитель продуктовой команды «Охраны труда»

Мы под ключ зарегистрировали ОТОР в реестре российского ПО. 

Прошли весь путь — от подготовки документации до самой регистрации. Для этого собрали всю необходимую проектную документацию и заполнили заявку в Минцифры, а также отправили образ системы на проверку. К данному вопросу мы отнеслись очень педантично, ведь если в заявке указать неверные сведения, то ее отправят на доработку, а это снова потраченное время. Весь процесс регистрации ОТОР в реестре российского ПО занял у нас полгода.